Les audiences de la CPA

Grâce à son importante expérience en matière de gestion d’un large éventail d’audiences, de réunions, de conférences procédurales et de délibérations, ainsi qu’à ses relations avec les États hôtes, la CPA est en mesure d’organiser des audiences sur mesure dans le cadre de toute procédure de règlement des différends.

Les audiences constituent un élément caractéristique des procédures de règlement des différends administrées par la CPA. Elles permettent la présentation de plaidoiries et des éléments de preuve, l’interrogatoire de témoins et d’experts et la détermination des questions de procédure. À ce titre, l’organisation des audiences joue un rôle essentiel dans l’exécution globale des procédures de règlement des différends. Compte tenu de l’importance des audiences, les exigences relatives à leur organisation sont souvent énoncées dans la convention d’arbitrage et les règles de procédure applicables. Ainsi, les dispositions relatives aux audiences doivent souvent être personnalisées afin de répondre aux exigences particulières de chaque affaire. La CPA propose des solutions sur mesure pour satisfaire à toutes les exigences et à tous les besoins au fur et à mesure qu’ils se présentent.

Eu égard à la variété des affaires sous ses auspices, la CPA possède une vaste expérience en matière des diverses exigences relatives aux audiences. En 2023, la CPA a organisé des audiences dans 14 villes de 13 pays, sur les cinq continents. En outre, la CPA assure la gestion non seulement d’audiences, mais aussi de réunions procédurales, de délibérations de tribunaux et de réunions dans le cadre de procédures arbitrales ou non-arbitrales. La CPA fournit des dispositions sur mesure pour toute audience, que celle-ci se tienne en personne, à distance ou de façon hybride, qu’elle soit monolingue ou multilingue, qu’elle dure un jour ou plusieurs semaines.

Lieux d’audiences et de réunions de par le monde

La CPA organise des audiences en personne dans le monde entier, en adaptant les dispositions locales aux besoins de la procédure. Outre son siège, le Palais de la Paix historique de La Haye, chacun des bureaux internationaux de la CPA dispose d’une capacité d’accueil, notamment le Port Louis Waterfront à Maurice, le Palacio San Martín à Buenos Aires, les Maxwell Chambers à Singapour, la House of Peace et State Guest House à Hanoï et le Palais de la Hofburg à Vienne. La CPA peut également fournir des locaux par le biais de ses accords de siège et de coopération avec les pays hôtes dans le monde entier, notamment la Florence Chamber of Commerce (Florence, Italie), l’Asian International Arbitration Centre (Kuala Lumpur, Malaisie), le Palácio da Bolsa (Porto, Portugal), le British Virgin Islands International Arbitration Centre (Tortola, îles Vierges britanniques), l’Oliver Tambo Moot Court (Le Cap, Afrique du Sud), le Mumbai Centre for International Arbitration (Mumbai, Inde) et le Saudi Centre for Commercial Arbitration (Riyad, Arabie saoudite).

Outre l’accès gratuit ou à prix réduit aux salles d’audience, la CPA peut faciliter l’accès des arbitres et des participants aux procédures de la CPA aux salles d’audience. En effet, le réseau d’accords de siège de la CPA permet la fourniture d’une assistance dans l’obtention des visas d’entrée et l’application de certains privilèges et immunités. La CPA est également en mesure d’aider les membres du tribunal en matière de transport et d’hébergement.

Bien que la CPA dispose d’une longue liste de ses propres locaux et installations, elle est également en mesure d’organiser des audiences dans d’autres lieux, ce qu’elle fait depuis de nombreuses années dans certaines installations. Elle possède également une grande expérience dans la préparation de nouveaux locaux. Depuis 2013, la CPA a organisé des audiences dans plus de 75 lieux dans 37 villes à travers 32 pays. Plus des deux tiers des audiences en personne organisées par la CPA au cours de cette période ont eu lieu en dehors de La Haye.

Sur demande, la CPA peut également mettre ses installations à disposition et fournir un soutien administratif accessoire dans le cadre de certaines procédures de règlement des différends pour lesquelles la CPA ne fait pas office de greffe.

Dispositions à distance et hybrides

Bien que les réunions en personne aient repris à la suite de la suppression progressive des restrictions liées à la pandémie, des dispositions pour la tenue d’audiences virtuelles sont régulièrement nécessaires dans le cadre des procédures administrées par la CPA. En conséquence, la CPA propose une série d’options pour la tenue d’audiences entièrement à distance et d’audiences « hybrides ». En collaboration avec des prestataires de services, la CPA reproduit toutes les fonctionnalités d’une audience en personne pour les audiences à distance, y compris la coordination de la configuration des appareils, la transcription en direct, l’interprétation simultanée et plus encore. Ayant organisé plus de 100 audiences à distance depuis 2018, en sus des fréquentes réunions de gestion des affaires et réunions virtuelles, la CPA a développé des meilleures pratiques pour les procédures virtuelles.

Un soutien technologique et logistique dévoué

Souvent, la CPA combine son expertise en matière d’audiences en personne et à distance pour offrir une variété de formats hybrides. Les options hybrides vont de la retransmission en direct d’une session en personne au profit des participants à distance, au témoignage par liaison vidéo d’un seul témoin à distance, en passant par la coordination de plusieurs groupes de membres du tribunal et de représentants des parties se trouvant, ensemble ou séparément, dans de nombreux lieux physiques et virtuels. Grâce aux procédures hybrides, la CPA offre aux participants une plus grande flexibilité ainsi qu’une réduction des coûts en raison de la diminution des déplacements.

La CPA possède une expérience inégalée en matière de soutien linguistique lors d’audiences et d’autres réunions. Au cours des dernières années, la CPA a administré des arbitrages en neuf langues et facilité le témoignage de témoins et d’experts en 24 langues. De nombreuses audiences se déroulent avec une interprétation simultanée dans deux langues ou plus.

La CPA organise également la transcription en direct des audiences. Si nécessaire, elle peut coordonner la participation à distance de sténotypistes ou faire appel à plusieurs transcripteurs dans le cadre de procédures multilingues. En outre, les chargés de dossiers de la CPA coordonnent les enregistrements vidéo et audio des procédures, y compris les canaux audios multiples dans le cadre des procédures multilingues, qui sont ensuite mis à la disposition des parties.

Les affaires sous les auspices de la CPA couvrent tout le spectre de la confidentialité, depuis les procédures transparentes jusqu’aux affaires dont l’existence n’est jamais partagée. Le personnel de la CPA est bien au fait des nuances des niveaux de transparence. Pour les affaires publiques, la CPA peut coordonner des audiences publiques, ce qui peut impliquer de faciliter la présence du public en personne ou d’organiser des options de diffusion en direct, ainsi que de restreindre l’accès du public aux parties de l’audience qui doivent rester confidentielles. La CPA garantit également la confidentialité de tous les prestataires de services impliqués, tels que les sténotypistes, les interprètes et les techniciens.

Une équipe expérimentée de chargés des dossiers

Les diverses dispositions relatives aux audiences demandées à la CPA sont gérées par une équipe juridique et de chargés des dossiers expérimentée et compétente. Ayant traité un large éventail de demandes répétitives et nouvelles, les chargés des dossiers de la CPA connaissent les meilleures pratiques à appliquer dans tous les cas de figure. Par exemple, la CPA a organisé divers types de procédures multipartites, y compris des parties non contestantes, des parties intervenantes et des parties ayant le droit de n’assister qu’à certaines parties d’une audience plus importante. Le personnel de la CPA a également l’expérience de l’organisation d’audiences dans des délais très courts, par exemple lorsque des instruments juridiques exigent des procédures accélérées, que des parties sollicitent des mesures provisoires ou en cas de modifications soudaines de calendrier.

Enfin, les chargés des dossiers de la CPA mettent à profit leur expérience pour s’occuper des moindres détails nécessaires au bon déroulement d’une procédure. La CPA fournit le soutien technique nécessaire à la présentation de la preuve tout au long de l’audience, que ce soit en mettant à dispositions des imprimantes, en coordonnant l’expédition et la réception de documents, ou en contrôlant les moniteurs en personne ou les programmes à écran partagé en ligne. Entre les sessions, la CPA coordonne les services de restauration afin que des rafraîchissements et des repas appropriés soient fournis aux participants. La CPA a également contribué à la mise en œuvre de protocoles de santé, en prévoyant du personnel médical et des tests sur site et en aidant les participants à répondre aux exigences médicales du lieu où se tient la réunion.

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Eu égard à son importante expérience en matière de gestion d’un large éventail d’audiences, de réunions, de conférences procédurales et de délibérations, ainsi qu’à ses relations avec les États hôtes, la CPA est parfaitement en mesure d’organiser des audiences sur mesure dans le cadre de toute procédure de règlement des différends.