Chargé(e) de dossiers (bureau de Ha Noi)
Les candidatures sont actuellement ouvertes pour deux postes à temps plein de Chargé(e) de dossiers au bureau de Ha Noi du Bureau international de la Cour permanente d’arbitrage (« CPA »).
La CPA est une organisation intergouvernementale fondée lors de la première Conférence de la Paix de La Haye en 1899, ayant pour mission de fournir un forum pour le règlement des différends internationaux par l’arbitrage et d’autres moyens pacifiques. Son siège est situé au Palais de la Paix à La Haye, et elle dispose de bureaux à Buenos Aires, Ha Noi, Maurice, Singapour et Vienne.
Le personnel de la CPA est composé d’environ 90 membres, incluant des juristes, des éditeurs et du personnel administratif de diverses nationalités, dédiés à faciliter la résolution de différends impliquant des États, des entités étatiques, des organisations internationales et des parties privées.
Travaillant sous la direction des Conseillers juridiques, les Chargé(e)s de dossiers de la CPA assurent un soutien logistique et administratif aux affaires de greffe de la CPA ainsi qu’aux affaires d’autorité de nomination, et s’investissent de manière proactive dans divers projets ad hoc.
Responsabilités
Les responsabilités du Chargé(e) de dossiers incluent :
- Administration générale du bureau, incluant la gestion du courrier et des appels téléphoniques ; la coordination des postes de travail et de l’aménagement des bureaux ; la commande de matériel et de fournitures ; ainsi que la planification des réunions ;
- Organisation d’audiences et de réunions à Ha Noi et dans le monde entier dans le cadre d’arbitrages internationaux ainsi que d’autres contextes diplomatiques et professionnels ;
- Identification et gestion des ressources et prestataires nécessaires à la tenue des audiences et autres activités liées aux affaires (par exemple : lieux d’audience, sténographes, interprètes, prestataires informatiques ou audiovisuels, traiteurs) ;
- Enregistrement, archivage et gestion des documents afférents aux affaires dans un système de gestion électronique et physique ;
- Fourniture d’un soutien administratif et de secrétariat aux Conseillers juridiques et aux autres membres du Bureau international ;
- Photocopie, impression et reliure de documents, y compris la reproduction en grand volume de dossiers et de mémoires, ainsi que la duplication de fichiers électroniques en vue de leur distribution ;
- Préparation d’estimations budgétaires pour les affaires, y compris les estimations relatives aux audiences ;
- Rédaction, relecture et mise en page de documents selon les normes de publication ;
- Organisation des déplacements, y compris l’obtention de visas pour des destinations internationales ;
- Communication avec les interlocuteurs internes et externes de manière professionnelle ;
- Transmission de documents (courrier, service de messagerie, télécopie) ; et
- Exécution de toute autre tâche selon les directives.
Qualifications
Le/la candidat(e) idéal(e) disposera des compétences et qualités suivantes :
- Excellente maîtrise de l’anglais et du vietnamien, à l’oral comme à l’écrit ; la connaissance d’autres langues constitue un atout ;
- Maîtrise avancée de Microsoft Office, en particulier de Word et d’Excel ;
- Excellentes compétences organisationnelles et en gestion du temps, avec la capacité de gérer plusieurs priorités sous pression ;
- Rigueur et souci du détail ;
- Solides compétences en calcul et en analyse numérique ;
- Excellentes aptitudes en communication et en relations interpersonnelles, y compris la capacité de communiquer avec sensibilité culturelle et un niveau de formalité approprié ;
- Attitude proactive et orientée vers l’action ;
- Esprit d’initiative et volonté d’apporter son aide ;
- Sens des responsabilités dans l’exécution des tâches déléguées et engagement envers la mission globale de l’organisation ; et
- Fiabilité et sens de la discrétion.
Expérience
Une expérience ou une capacité d’apprentissage dans les domaines suivants serait un atout :
- Gestion de projets ;
- Expérience dans un environnement juridique ou judiciaire, notamment en tant qu’assistant juridique ;
- Bonne connaissance des procédures administratives vietnamiennes ;
- Expérience en secrétariat, administration ou archivage ;
- Utilisation de logiciels spécialisés : gestion électronique des documents, gestion des preuves, gestion de contenu web, archivage de documents, partage sécurisé de fichiers et les plateformes de travail collaboratif ; et
- Expérience en informatique ou audiovisuel, notamment en lien avec les équipements des salles d’audience.
Politique de recrutement
La CPA recrute et emploie son personnel selon les standards les plus élevés de compétence, d’intégrité et d’efficacité. Les postes vacants sont attribués à des ressortissants des Parties contractantes de la CPA, en fonction des besoins et des ressources disponibles de l’organisation. Une attention particulière est portée à la diversité du personnel, conformément à la vocation internationale de l’institution.
Le niveau de rémuneration attendu sera compétitif et proportionné à l’expérience et au niveau d’études du candidat retenu.
Les personnes intéressées sont invitées à envoyer leur CV et une lettre de motivation par e-mail à [email protected], en indiquant dans l’objet du message « CM Recruitment – Ha Noi ».
La date limite pour le dépôt des candidatures est fixée au vendredi 15 mai 2026. Seuls les candidats invités à un entretien seront contactés.