Chargé(e) de dossiers (y compris gestion du bureau) au bureau de Vienne de la CPA

Un poste de Chargé(e) de dossiers à temps plein au sein du bureau de Vienne du Bureau international de la Cour permanente d’arbitrage (« CPA ») est actuellement ouvert à candidature.

La CPA est une organisation intergouvernementale fondée lors de la première Conférence de la Paix de La Haye en 1899, ayant pour mission de fournir un forum pour la résolution des différends internationaux par l’arbitrage et d’autres moyens pacifiques. Son siège est situé au Palais de la Paix à La Haye, et elle dispose de bureaux à Buenos Aires, Hanoï, Maurice, Singapour et Vienne. Le personnel de la CPA est composé d’environ 90 membres, incluant des juristes, des éditeurs et du personnel administratif de diverses nationalités, dédiés à faciliter la résolution de différends impliquant des États, des entités étatiques, des organisations internationales et des parties privées.

Travaillant sous la direction des Conseillers juridiques, les Chargés de dossiers des bureaux internationaux de la CPA assurent un soutien logistique et administratif aux affaires de greffe de la CPA ainsi que pour les questions d’autorité de nomination. Ils contribuent également au bon fonctionnement général du bureau en gérant les opérations administratives quotidiennes, en coordonnant la logistique et en participant à des initiatives institutionnelles plus générales.

Responsabilités

Les responsabilités du Chargé(e) de dossiers incluent :

• Administration générale du bureau, incluant la gestion du courrier et des appels téléphoniques ; la coordination des postes de travail et de l’aménagement des bureaux ; la commande de matériel et de fournitures ; ainsi que la planification des réunions ;
• Communication avec les interlocuteurs internes et externes de manière professionnelle ;
• Fourniture d’un soutien administratif et de secrétariat aux Conseillers juridiques et aux autres membres du Bureau international ;
• Gestion des documents : enregistrement et archivage des dossiers dans un système de gestion électronique et physique ;
• Organisation d’audiences et de réunions à Vienne et dans le monde entier dans le cadre d’arbitrages internationaux ainsi que d’autres contextes diplomatiques et professionnels ;
• Identification et gestion des ressources et prestataires nécessaires à la tenue des audiences et autres activités liées aux affaires (par exemple : lieux d’audience, sténographes, interprètes, prestataires informatiques ou audiovisuels, traiteurs) ;
• Organisation des déplacements, y compris l’obtention de visas pour des destinations internationales ;
• Rédaction, relecture et mise en page de documents selon les normes de publication ;
• Photocopie, impression et reliure de documents, y compris la reproduction en grand volume de dossiers et de mémoires, ainsi que la duplication de fichiers électroniques en vue de leur distribution ;
• Transmission de documents (courrier, service de messagerie, télécopie) ;
• Préparation d’estimations budgétaires pour les affaires, y compris les estimations relatives aux audiences ; et
• Exécution de toute autre tâche selon les directives.

Qualifications

Le/la candidat(e) idéal(e) disposera des compétences et qualités suivantes :

• Excellentes compétences organisationnelles et en gestion du temps, avec la capacité de gérer plusieurs priorités sous pression ;
• Excellentes aptitudes en communication et en relations interpersonnelles, y compris la capacité de communiquer avec sensibilité culturelle et un niveau de formalité approprié ;
• Maîtrise avancée de Microsoft Office, en particulier de Word et d’Excel ;
• Solides compétences en calcul et en analyse numérique ;
• Rigueur et souci du détail ;
• Esprit d’initiative et volonté d’apporter son aide ;
• Attitude proactive et orientée vers l’action ;
• Fiabilité et sens de la discrétion ;
• Sens des responsabilités dans l’exécution des tâches déléguées et engagement envers la mission globale de l’organisation ;
• Excellente maîtrise de l’anglais et de l’allemand, à l’oral comme à l’écrit ; la connaissance d’autres langues constitue un atout ; et
• Bonne connaissance des procédures administratives autrichiennes.

Expérience

Une expérience ou une capacité d’apprentissage dans les domaines suivants serait un atout :

• Gestion de projets ;
• Expérience dans un environnement juridique ou judiciaire, notamment en tant qu’assistant juridique ;
• Expérience en secrétariat, administration ou archivage ;
• Marketing ;
• Utilisation de logiciels spécialisés : gestion électronique des documents, gestion des preuves, gestion de contenu web, archivage de documents, partage sécurisé de fichiers et les plateformes de travail collaboratif ; et
• Expérience en informatique ou audiovisuel, notamment en lien avec les équipements des salles d’audience.

Politique de recrutement

La CPA recrute et emploie son personnel selon les standards les plus élevés de compétence, d’intégrité et d’efficacité. Les postes vacants sont attribués à des ressortissants des Parties contractantes de la CPA, en fonction des besoins et des ressources disponibles de l’organisation. Une attention particulière est portée à la diversité du personnel, conformément à la vocation internationale de l’institution.

Le personnel de la CPA bénéficie de privilèges et immunités en Autriche, y compris d’un salaire exempté de l’impôt sur le revenu autrichien. La rémunération est conforme à la grille des salaires des organisations coordonnées pour l’Autriche (catégorie B), et sera fixée en fonction de l’expérience et du niveau d’études du candidat retenu.

Les personnes intéressées sont invitées à envoyer leur CV et une lettre de motivation par e-mail à [email protected], en indiquant dans l’objet du message « CM Recruitment – Vienna ».

Date limite de candidature : vendredi 14 novembre 2025.

Seuls les candidats invités à un entretien seront contactés.